Probablemente alguna vez se ha planteado enviar facturas a través del correo electrónico o la puesta a disposición de las mismas a través de una web, pero no se ha atrevido al plantearse las siguientes preguntas:
– ¿El envío de las facturas en PDF y por e-mail es válido a todos los efectos?
– ¿Qué requisitos exige Hacienda?
Con la entrada en vigor del Reglamento de Facturación el 1 de enero de 2013 se legalizaron todas las facturas enviadas mediante correo electrónico. En los artículos 8 y 9 del Reglamento se regulan las obligaciones de facturación y el concepto de factura electrónica.
Hasta entonces, la factura electrónica era un documento enviado mediante medios telemáticos y firmado de forma digital a través de un certificado reconocido por la Administración. La firma garantizaba la autenticidad del documento.
Ahora para que una factura electrónica sea válida debe cumplir los siguientes requisitos:
• Contener los datos del emisor y receptor, tener un número, fecha de expedición, describir los productos o servicios y desglosar el IVA.
• El cliente ha de dar explícitamente su consentimiento para recibir las facturas mediante el e-mail. En la autorización, que debe ser expresa y por escrito, debe indicarse la cuenta de envío y de recepción de los documentos, para evitar errores.
• Que se garantice la autenticidad del origen e integridad del mismo. Por ello, se acostumbra a utilizar el correo corporativo de la empresa y un formato PDF donde no se puede alterar el contenido. Se aceptan los formatos xml, pdf, html, gif, jpg. y puede remitirse por correo electrónico o mediante puesta a disposición del cliente en un sitio web para su posterior descarga e impresión, si se desea.
• Queda suprimido pues el requisito de la firma mediante certificado digital reconocido por la Agencia Tributaria. Sin embargo, como en la factura en papel – donde el sello garantiza su validez- en la electrónica se incide en garantizar el origen y el contenido.
Por otra parte, el envío de facturas por correo electrónico sin cumplir los requisitos y procedimientos establecidos puede implicar sanciones para el expedidor y emisor de la factura. La Administración Tributaria podrá imponer multas equivalentes al 1% del importe de las facturas en las que se hubiera producido el incumplimiento. Dicho importe podría incrementarse gradualmente hasta el 2% cuando el volumen de las facturas enviadas superara el 20% del total de facturación.
¿Es válido el envío de facturas por correo electrónico?
