En todas las empresas hay reuniones. En Smartup Consulting somos conscientes de que son necesarias en ciertos momentos para determinar una estrategia, tomar decisiones o analizar resultados. Pero también sabemos, por la experiencia como consultora, que las reuniones pueden convertirse en un lastre.
Por ello, queremos ofrecerte algunos consejos que harán de tus reuniones herramientas eficaces para alcanzar tu objetivo.
Así se hacen reuniones eficaces, según nuestra experiencia como consultora
- Lo primero que debes analizar es si realmente es necesario celebrar la reunión o no. Es decir, si hay otro medio en el que se invierta menos tiempo y recursos con resultados similares opta por no celebrarla: habla por teléfono, manda emails, etc.
- Lo segundo, ¿quiénes serán los participantes? Las reuniones con demasiados partícipes tienden a alargarse y a ser poco productivas. Establece qué perfiles han de estar presentes y convócalos.
- Establece un orden del día. Si las reuniones tienen por objetivo hablar más de un asunto es importante que éstos estén por escrito. Cada participante debería tener un orden del día. Así evitamos temas paralelos que no aporten nada y divagaciones sobre otros asuntos.
- Fija un tiempo. Las reuniones sin fin son un agujero negro del que es complicado extraer conclusiones. Ten en cuenta que mantener dos horas la atención es muy complejo. Mejor, haz reuniones cortas de 30 o 45 minutos. Éste es uno de los aspectos en los que más incidimos como consultora.
- En las reuniones realmente eficaces, el debate está siempre presente. Se ponen en común puntos de vista, se plantean diversas estrategias y, aunque a veces resulte molesto, también puede discutirse. Todo ello permitirá obtener unos mejores resultados.
- Otro apunte más, fruto de nuestra experiencia como consultora: antes de finalizar hay que resolver las posibles dudas que hayan surgido y agradecer a los participantes su asistencia y sus posibles aportaciones.
- En Smartup Consulting sabemos que es fundamental llevar un registro de lo hablado en la reunión. Así que toma notas y extrae conclusiones. Luego haz un documento sencillo que puedas pasar a todos los participantes en la reunión.
Y ahora, nosotros, también queremos saber. Cuéntanos, ¿qué papel juegan las reuniones en tu empresa?
